Van eerste aanvraag tot betaalde factuur. Eén platform voor alles.
Sourcingflow is een inkoopoplossing die een inkooporder door het hele proces volgt: aanvraag, offerte, order, levering en factuur. Hieronder zie je precies hoe, met schermen uit de echte software.
Eén inkoopoplossing, één inkoopdesk voor het hele team
Iedereen dient aanvragen in via dezelfde inkoopdesk, met tabbladen en kaarten die in één oogopslag laten zien wat openstaat, wacht op goedkeuring of al is omgezet in een order. Autorisatie verloopt volgens jullie eigen regels, met of zonder vier-ogenprincipe.
Offertes vergelijken zonder mailwisseling
Verstuur één offerteaanvraag naar meerdere leveranciers tegelijk. Reacties komen centraal binnen met deadline en status per leverancier, zodat je kiest op prijs en voorwaarden, niet op wie het eerst reageerde.
Orders en catalogus onder controle in één inkoopoplossing
Inkooporders in behandeling
Elke order toont status, bevestigde leverdatum en eventuele afwijkingen. Niets verdwijnt meer in een inbox.
Catalogus met besparingen per regel
Bestel uit een gedeelde catalogus met vaste afspraken per artikel. Elke regel laat direct zien wat de onderhandelde besparing oplevert.
Leveranciers eenvoudig toevoegen en beheren
Nieuwe leverancier? Eén formulier met de gegevens die je nodig hebt, direct gekoppeld aan contracten, artikelen en prestaties. Geen losse Excel meer per leverancier.
Leveranciers werken rechtstreeks mee
Via een eigen portaal bevestigen leveranciers orders, geven ze leverdata door en reageren ze op offerteaanvragen, in hun eigen taal. Je hoeft leveranciers niet meer na te bellen.
Ontvangst en budget in beeld
Ontvangst en magazijnoverzicht
Wat binnenkomt wordt direct afgevinkt tegen de order, inclusief eventuele kwaliteitsmeldingen. Voorraad en ontvangst blijven in sync.
Budget per kostenplaats
Zie per kostenplaats wat er al is uitgegeven en wat er nog open staat, voordat het kwartaal voorbij is, niet erna.
Uitgaven en prestaties in je inkoopoplossing, altijd actueel
Zie gecommitteerd budget, budgetgebruik en leveranciersbetrouwbaarheid op het moment dat het verandert, rechtstreeks vanuit lopende inkooporders. Geen exports, niet wachten tot het einde van de maand.
Bewijs de waarde van elke inkoop
Inkoopvoordeel, in euro’s
Elke order wordt automatisch vergeleken met de budgetprijs, per artikel en per leverancier. Je ziet precies wat goed inkopen — en goed onderhandelen — oplevert.
Leveranciersprestaties in één oogopslag
Op tijd leveren, pushbacks en klachten per leverancier, automatisch bijgehouden vanuit elke order. De cijfers spreken voor zich bij het volgende contractgesprek.
Prijshistorie die je zelf kunt controleren
Elke prijswijziging wordt vastgelegd per artikel en per leverancier, afgezet tegen je budgetprijs. Zie een afwijking op het moment dat die ontstaat, niet pas bij de volgende factuur.
Elke stap van een order, vastgelegd
Aangemaakt, verstuurd, bevestigd, gewijzigd, geleverd: elke inkooporder houdt een tijdgestempelde historie bij, inclusief wijzigingen die telefonisch of per e-mail zijn afgesproken. Niets raakt kwijt, en het is nooit het woord van de één tegen dat van de ander.
Je inkoopoplossing binnen de eerste week live
De onboarding vindt plaats in de eerste week. De belangrijkste stap is het configureren van de software op basis van hoe jullie al werken — een reeks ja/nee-vragen over goedkeuring, budgetten, leveranciers, ontvangst en nummering. Het beantwoorden duurt een paar minuten, en de configuratie wordt direct geactiveerd.
Catalogus, goedkeuring en budgetten
Bepaal of je start met een catalogus of deze opbouwt tijdens gebruik, of een vier-ogenprincipe geldt bij goedkeuring, en hoe kostenplaatsen en budgetten reageren bij een overschrijding.
Leveranciers en orderbevestiging
Kies of alleen goedgekeurde leveranciers orders mogen ontvangen, of zij een order binnen een vast aantal dagen moeten bevestigen, en of zij toegang krijgen tot hun eigen leveranciersportaal.
Ontvangst, klachten en evaluaties
Stel een toegestane onder- of overleveringsmarge in, hoe de levertijd wordt geteld, of leveringsklachten worden geregistreerd, en hoe vaak leveranciersprestaties worden geëvalueerd.
Valuta en nummering
Kies je basisvaluta, decimaalnotatie, PDF-layout en hoe inkoopordernummers worden opgebouwd. Alle bedragen in Sourcingflow worden exclusief btw weergegeven.
Werkt samen met je boekhoudpakket, niet in plaats daarvan
Sourcingflow is geen boekhoudpakket. De meeste organisaties hebben er al een lang voordat ze inkoop gaan professionaliseren. Wij bieden koppelingen met de meeste boekhoudpakketten via een API, en geven je financiële of administratieve rol nu al een dashboard om te controleren of een leveranciersfactuur overeenkomt met de inkooporder en de daadwerkelijke levering — het “Ready to pay”-signaal. Zo dekt Sourcingflow het source-to-receive-proces, inclusief de controle van de factuur op order en levering, tot aan het betaalmoment; de betaling zelf blijft in je boekhoudpakket.
Een inkoopoplossing die past bij hoe jullie werken
Autorisatieregels, budgetgrenzen en goedkeurstromen stel je zelf in, zonder IT-project. Sourcingflow past zich aan jullie proces aan, niet omgekeerd.
Zie het liever in actie?
Plan een demo en we lopen samen door het proces dat voor jullie het meest speelt.
Of volg de voortgang op LinkedIn.