Sourcingflow ist eine Einkaufslösung, die eine Bestellung durch den gesamten Prozess begleitet: Anfrage, Angebot, Bestellung, Lieferung und Rechnung. Nachfolgend sehen Sie genau wie, mit Screens aus der echten Software.
Alle reichen Anfragen über denselben Einkaufsdesk ein, mit Reitern und Karten, die auf einen Blick zeigen, was offen ist, auf Freigabe wartet oder bereits zur Bestellung wurde. Die Autorisierung folgt Ihren eigenen Regeln, mit oder ohne Vier-Augen-Prinzip.
Senden Sie eine Anfrage gleichzeitig an mehrere Lieferanten. Antworten laufen zentral ein, mit Frist und Status pro Lieferant, sodass Sie anhand von Preis und Konditionen entscheiden, nicht danach, wer zuerst geantwortet hat.
Jede Bestellung zeigt Status, bestätigten Liefertermin und etwaige Abweichungen. Nichts geht mehr in einem Postfach unter.
Bestellen Sie aus einem gemeinsamen Katalog mit festen Vereinbarungen pro Artikel. Jede Position zeigt sofort, was die ausgehandelte Ersparnis bringt.
Neuer Lieferant? Ein Formular mit den nötigen Angaben, direkt verknüpft mit Verträgen, Artikeln und Leistung. Keine separate Excel-Tabelle pro Lieferant mehr.
Über ein eigenes Portal bestätigen Lieferanten Bestellungen, geben Liefertermine durch und beantworten Angebotsanfragen, in ihrer eigenen Sprache. Sie müssen Lieferanten nicht mehr telefonisch nachfassen.
Was ankommt, wird sofort gegen die Bestellung abgeglichen, inklusive etwaiger Qualitätsmeldungen. Bestand und Wareneingang bleiben synchron.
Sehen Sie pro Kostenstelle, was bereits ausgegeben wurde und was noch offen ist, bevor das Quartal endet, nicht danach.
Sehen Sie gebundenes Budget, Budgetnutzung und Lieferantenzuverlässigkeit in dem Moment, in dem sie sich ändern, direkt aus laufenden Bestellungen. Keine Exporte, kein Warten auf das Monatsende.
Jede Bestellung wird automatisch mit dem Budgetpreis verglichen, pro Artikel und pro Lieferant. Sie sehen genau, was gutes Einkaufen — und gutes Verhandeln — wert ist.
Pünktliche Lieferung, Rückmeldungen und Reklamationen pro Lieferant, automatisch erfasst aus jeder Bestellung. Die Zahlen sprechen beim nächsten Vertragsgespräch für sich.
Jede Preisänderung wird pro Artikel und pro Lieferant erfasst und dem Budgetpreis gegenübergestellt. Erkennen Sie eine Abweichung in dem Moment, in dem sie entsteht, nicht erst bei der nächsten Rechnung.
Erstellt, gesendet, bestätigt, geändert, geliefert: Jede Bestellung führt eine zeitgestempelte Historie, einschließlich telefonisch oder per E-Mail vereinbarter Änderungen. Nichts geht verloren, und es steht nie Aussage gegen Aussage.
Das Onboarding findet in der ersten Woche statt. Der wichtigste Schritt ist die Konfiguration der Software passend zu Ihrer Arbeitsweise — eine Reihe von Ja/Nein-Fragen zu Freigaben, Budgets, Lieferanten, Wareneingang und Nummerierung. Die Beantwortung dauert wenige Minuten, und Ihre Konfiguration wird sofort aktiviert.
Legen Sie fest, ob Sie mit einem Katalog starten oder ihn während der Nutzung aufbauen, ob bei Freigaben ein Vier-Augen-Prinzip gilt, und wie Kostenstellen und Budgets bei einer Überschreitung reagieren.
Legen Sie fest, ob nur genehmigte Lieferanten Aufträge erhalten dürfen, ob sie einen Auftrag innerhalb einer festgelegten Anzahl Tage bestätigen müssen, und ob sie Zugang zu ihrem eigenen Lieferantenportal erhalten.
Legen Sie eine zulässige Unter- oder Überlieferungstoleranz fest, wie die Lieferzeit gezählt wird, ob Lieferreklamationen erfasst werden, und wie oft die Lieferantenleistung bewertet wird.
Wählen Sie Ihre Basiswährung, Dezimalnotation, PDF-Layout und den Aufbau der Bestellnummern. Alle Beträge in Sourcingflow werden ohne Mehrwertsteuer angezeigt.
Sourcingflow ist keine Buchhaltungssoftware. Die meisten Organisationen haben bereits eine, lange bevor sie den Einkauf professionalisieren. Wir bieten Anbindungen an die meisten Buchhaltungssysteme über eine API und stellen Ihrer Finanz- oder Verwaltungsrolle schon heute ein Dashboard bereit, um zu prüfen, ob eine Lieferantenrechnung mit der Bestellung und der tatsächlichen Lieferung übereinstimmt — das “Ready to pay”-Signal. So deckt Sourcingflow den Source-to-Receive-Prozess ab, einschließlich der Prüfung der Rechnung gegen Bestellung und Lieferung, bis zum Zahlungszeitpunkt; die Zahlung selbst bleibt in Ihrer Buchhaltungssoftware.
Autorisierungsregeln, Budgetgrenzen und Freigabeprozesse stellen Sie selbst ein, ohne IT-Projekt. Sourcingflow passt sich Ihrem Prozess an, nicht umgekehrt.
Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, und wir gehen gemeinsam den Teil des Prozesses durch, der für Sie am wichtigsten ist.
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